"Prošiveni i numerisani x broj listova" je možda jedina stvar koja vam pada na pamet kada je u pitanju potreba za spajanjem dokumenata. Kako spojiti dokumente? Pridošlica odmah zamišlja gomile papira, čvrsto uvezane bankovnim špagom, prekrivene zajedljivom prašinom, negdje u uglu računovodstvene ili kadrovske kancelarije.
Međutim, nije sve tako jednostavno i površno kao što se čini na prvi pogled. Šta trebate znati kako biste izbjegli greške u ovoj teškoj stvari? Kako sašiti dokumente nitima prema fotografiji? Ova pitanja će biti detaljno razmotrena u uputama korak po korak.
Zašto se koriste staromodne spajalice?
Postoje mnoge vladine agencije koje mogu zahtijevati dokumente sašivene ne na fabrički način, već ručno, koristeći konce. Ovo je, pre svega, poreska inspekcija, arhiv, traže da se dokumente zašiju koncem prilikom prijema papira zaregistracija individualnih preduzetnika, registracija pravnog lica ili dokumentacija za tender. Kako pravilno spajati dokumente, pokazuje fotografija broj 2. Obično koristite debeli konac i debelu iglu.
Vjeruje se da je vrijednosne papire uvezane na ovaj način teže izgubiti, krivotvoriti ili zamijeniti listove. Neke organizacije, upravo zbog toga, koriste takav "djedov" oblik pričvršćivanja važnih dokumenata. Postoji još jedan argument – ponekad su papiri strogo povjerljivi, a menadžeri, plašeći se javnosti ili uticaja konkurencije, takav posao povjeravaju samo osobi od povjerenja, odnosno odbijaju pomoć specijalizovanih firmi..
Važno
Neispravno spojeni dokumenti mogu uzrokovati odbijanje registracije ili preregistracije preduzeća, prihvatanje papira u arhivi, dovesti do uklanjanja organizacije iz nadmetanja za tender, uticati na odluku regulatornog tijela u slučaju revizije organizacije.
Postoje li jedinstvene norme?
Do danas ne postoje jasna pravila o tome kako spojiti dokumente nitima prema jednom uzorku. Postoje samo preporuke i uputstva. U osnovi, preduzeća koriste metodološki razvoj Rosarhiva, koji je odobren naredbom broj 76 2009. godine, zahtjeve GOST-a „Kancelarijski rad i arhiviranje“, kao i uputstva Centralne banke Rusije..
Pripremna faza
Svi dokumenti koji se spajaju moraju se pregledati, ako ima tragova olovkom, obrišite ih. Bitanpažljivo razmotrite svaku stranicu, isključite ih da se lijepe jedna za drugu, osigurajte logičan i ispravan slijed dokumenata u hrpi. Uklonite oštre predmete, igle, spajalice ili spajalice, jer mogu oštetiti konac za povez i dovesti do gubitka dokumenta. Stranice je potrebno numerisati običnom crnom olovkom, u desnom uglu, upotreba mastila, uključujući i boju, nije dozvoljena. Ne možete numerisati preblizu tekstu dokumenta, što se više preklapa. Samo prednja strana lista je numerisana. Ukupna zapremina heftanog dokumenta ne sme biti veća od 250 listova, a visina ukoričenog i numerisanog dokumenta ne sme biti veća od 4 centimetra. Primjer kako sašiti dokumente koncem je prikazan na fotografiji.
Sljedeća faza pripreme je odabir alata. Da biste pravilno šivali dokumente nitima, trebat će vam: šilo, posebne niti, omot od kartona, kao na fotografiji. U nekim slučajevima koristi se bušilica za rupe. Kako i čime spojiti dokumente, svaki stručnjak odlučuje za sebe. Najprikladnije je koristiti oštre niti ili konopce, u nekim slučajevima se koriste vunene niti ili čipke. Najčešće nose funkciju dekoracije. Obično ozbiljni izvještaji koriste strožiji stil. Pripremite sami dokumente i obrazac za inventar.
Neke suptilnosti
- Listovi velikog formata, na primjer, A3 ili A2, također moraju biti numerirani. Da biste to učinili, potpuno je proširen i numerisan prema općim pravilima. Zatim presavije i pažljivo zalijepi izaugao.
- Ukoliko je potrebno upisati pismo, ono se otvara, prvo se numeriše sama koverta, a zatim redom stranice pisma.
- Korica dokumenta nije numerisana. Takođe, naslovna strana se ne numeriše ako nema korica. Međutim, drugi list je već numerisan brojem "2".
- Ako je broj listova veći od 250, oni se dijele na sveske. Ova praksa je uobičajena u sudovima. Svaki tom se mora posebno numerisati.
- Kako spajati dokumente ako nije moguće naznačiti broj lista u gornjem desnom uglu ili je cijeli list zauzet? Ovo se često dešava, na primjer, prilikom numerisanja fotografije, u kom slučaju je numerisanje sa poleđine dozvoljeno.
- U slučaju pogrešne numeracije, broj možete precrtati. Međutim, ispravka mora biti potvrđena potpisom.
- Ako se ne preskoče više od dva lista, tada je dozvoljeno koristiti slovnu oznaku za preskočene stranice. Digitalna numeracija glavnog dokumenta se ne mijenja, ali se broj listova povećava. U tom slučaju potrebno je o tome upozoriti osobu koja će primiti dokumente.
- Ako je potrebno numerisati dokument koji je već numerisan ili ima numeraciju, onda će biti ponovo numerisan.
- Ako se listovi u dokumentaciji ne mogu razdvojiti ili su zalijepljeni zajedno, numerišu se kao jedan list. To se dešava ako je na dokumentu, na primjer, zalijepljen ček, fotografija ili isječak iz novina. Ali istovremeno je potrebno sačiniti inventar, a u koloni “Napomena” ili u natpisu ovjere obavezno je razjasniti koji su dokumenti zalijepljeni, na kojoj stranici i šta sadrže.
Koji se dokumenti najčešće šivaju koncem? Prije svega, dokumenti o osnivanju i osnivanju. Najčešće su malog volumena, lakše se probijaju šilom, a šivanje je lako. Postoji nekoliko tehnologija za šivanje, možete napraviti dva uboda, tri ili pet. Tri rupe su najčešća opcija. Pet rupa će vam dobro doći kada su neki dokumenti manji od drugih, a spoj pet rupa će pomoći da se bolje poprave. Heftanje sa pet rupa se koristi ako su dokumenti visoke vrijednosti, to će smanjiti rizik od njihove zamjene.
Kako pravilno sašiti dokumente koncem: upute korak po korak
- Složite listove, poravnajte ivice.
- Provjerite redoslijed listova.
- Olovkom označite mjesta budućih uboda simetrično u sredini na lijevoj strani lista. Ovo se može uraditi i na jednom listu i na svim.
- Neophodno je odstupiti od teksta najmanje 1,5 centimetara.
- Oznake moraju biti strogo vertikalne, dozvoljena je udaljenost do tri centimetra jedna od druge.
Ako je dokument dovoljno velik, zgodnije ga je probušiti šilom. Obično počnite od gornje rupe.
Ukoliko nije moguće koristiti fabrički omot, kao na slici, onda se prvi i zadnji list mogu zalijepiti tankom trakom kartona kako bi se spriječilo oštećenje stranica. Važno je odabrati ispravnu dužinu konca, obično između 50 i 80 cm.
Klasično šivanje koncem - tri rupe
Hajde da analiziramo opciju kako sašiti dokumentekorak po korak u tri rupe. Ovo je klasična i najčešća opcija za podnošenje papira u arhivu ili za ovjeru. Kako pravilno sašiti dokumente koncem u ovom slučaju bolje se vidi na fotografiji.
Spustite iglu i konac ispod hrpe dokumenata, izvucite je kroz rupu broj dva. Ne smijemo zaboraviti na mali "rep" dužine 7-8 cm, on će nam ipak dobro doći. Na prednjoj strani usmjeravamo iglu u gornju rupu, a zatim vraćamo iglu u najnižu rupu br. 3. Zatim igla "zaroni" u središnju rupu, kao rezultat toga, oba konca ostaju ispod. Sada se mogu vezati.
Dalje, dokument mora biti ovjeren, zalijepljen list papira, na vrhu se stavlja pečat i potpis odgovorne osobe. Kako pravilno sašiti dokumente i koncima osigurati čvor, možete vidjeti na fotografiji.
Pored toga, inventar je zalijepljen na poleđini posljednjeg lista. Natpis se može uraditi ručno ili koristiti gotove šablone, kao na fotografiji.
Kako spajati dokumente u četiri rupe?
Tehnologija pirsinga sa četiri rupe je skoro identična. Jedina razlika je u tome što je dokument spojen od vrha do dna. Izgleda kao šivanje. Samo u ovom slučaju ponavlja se obrnutim redoslijedom, prvo odozgo prema dolje, zatim odozdo prema gore. Tako su kravate homogene bez razmaka, kao da su ušivene na ogromnoj šivaćoj mašini.
Posebne prilike
Ponekad je dozvoljeno spajanje dokumenata ne okomito, već na uglu. ATto su uglavnom papiri o finansijskom izvještavanju, koji uključuju pričvršćivanje kaseta, čekova na desnoj strani. Takvi dokumenti su našiveni na uglu. Koraci su isti kao kod standardnog sastavljanja dokumenata, samo su rupe izbušene na uglu. Obično su dva. List je zalijepljen tačno na ugao. Dalje, procedura je slična - ovjerava se, stavlja se pečat.
Zaključak
U procesu pripreme i heftanja dokumenta važno je unaprijed razmisliti o načinu spajanja dokumenata kako biste izbjegli sve vrste više sile. Na primjer, ponekad morate napraviti kopiju dokumenata koji su već uvezani i arhivirani. O takvim trenucima vrijedi se brinuti unaprijed. Obično stručnjaci za ljudske resurse ili računovodstvo mogu unaprijed pogoditi koji dokument prvo treba proći kroz fotokopirni stroj. Ovo uvelike pojednostavljuje rad i štedi vrijeme.
